Retningslinjer for personvern

Dine personopplysninger

Ving Norge AS («Ving», «vi», «oss») vet hvor viktig integritet og personvern er for våre kunder og besøkende på nettsidene våre. Målet vårt med disse retningslinjene er derfor å gi deg en tydelig og gjennomsiktig beskrivelse av hvordan vi samler inn, bruker, viser, overfører og lagrer personopplysninger, slik at du være sikker på at personopplysningene dine er i trygge hender. Ving håndterer alle personopplysninger i tråd med EUs personvernforordning (GDPR).

Mer informasjon Når du gir oss personopplysninger eller vi innhenter personopplysninger om deg vil disse bli behandlet i henhold til våre retningslinjer for personvern.
 
Det er viktig for oss at du føler deg trygg og at vi lever opp til våre kunders og våre egne høye forventninger til personvern og datasikkerhet. Har du noen synspunkter angående vår datahåndtering, IT-sikkerhet eller spørsmål rundt GDPR eller behandling av personopplysninger, vil vi svært gjerne høre fra deg. Se kontaktinformasjon nedenfor. Vi jobber kontinuerlig med å bli enda bedre og setter stor pris på tilbakemeldinger fra kunder, medarbeidere og andre berørte parter.
Mindre informasjon

Personopplysningsansvar

Våre retningslinjer for personvern gjelder for tjenester og produkter som tilbys av Thomas Cook og Ving i Norge. Mer informasjon Ving og Thomas Cook Northern Europe AB (TCNE) har delt ansvar for de personopplysningene som omfattes av disse retningslinjene. Din hovedkontakt er allikevel Ving. Ving er ansvarlig for håndteringen av personopplysninger på denne og andre nettsider som drives av Ving samt i vår mobil-app.
 
Ving inngår i det globale Thomas Cook-konsernet. I Norge representeres Thomas Cook av Thomas Cook Northern Europe som har det overgripende ansvaret for Vings virksomhet. Ving har i dermed en berettiget interesse i å overføre personopplysninger til TCNE i forbindelse med interne, administrative formål og analyse av kundenes personopplysninger. Personopplysninger som innhentes av Ving behandles også av TCNE i forbindelse med formålene nedenfor.
Mindre informasjon

Kontaktinformasjon

Du kan kontakte oss på dpo@ving.no eller via et vanlig brev som sendes til Ving, Postboks 421 Sentrum, 0103 OSLO. Mer informasjon Du kan også kontakte oss via «Min side» på ving.no.
 
Du kan kontakte Thomas Cook-gruppens personvernombud på GroupDPO@ThomasCook.com, tel. +44 (0) 207 557 6400 eller Thomas Cook Group plc, 3rd Floor, South Building, 200 Aldersgate, London EC1A 4HD.
Mindre informasjon

Innhenting av personopplysninger

Hva er en personopplysning?
Personopplysninger er alle former for informasjon som direkte eller indirekte kan knyttes til en fysisk, levende person. Mer informasjon Dette gjelder for eksempel navn, personnummer, adresse, e-postadresse og telefonnummer. Det omfatter også bestillingsnummer, kryptert informasjon og all elektronisk id, som for eksempel IP-nummer, så lenge de kan kobles til en fysisk person.Mindre informasjon

Sensitive personopplysninger
Vi er inneforstått med at enkelte personopplysninger er av ekstra sensitiv karakter, som f.eks. opplysninger om etnisitet, trosretning og helse. Mer informasjon Vi vil innhente og bruke denne type sensitiv informasjon kun når det er absolutt nødvendig og i henhold til våre retningslinjer, dersom du f.eks. har søkt om medisinsk assistanse i forbindelse med en reise, søkt tillatelse til å fly pga. sykdom eller en medisinsk tilstand, søkt om spesialmat eller hvis du på annen måte har valgt å dele denne type sensitiv informasjon med oss eller noen av våre samarbeidspartnere.Mindre informasjon

Hvordan innhenter vi personopplysninger, og hvilke opplysninger innhenter vi?
Ving innhenter personopplysninger på flere måter, men først og fremst direkte fra brukeren. Mer informasjon  
Opplysninger som samles inn i forbindelse med bestilling og reise
Når du bestiller en reise på ving.no eller via et reisebyrå innhenter vi personopplysninger om deg for å kunne fullføre bestillingen. Det omfatter navn, fødselsdato, alder og kjønn for alle reisende i bestillingen samt adresse og kontaktinformasjon på den hovedreisende. I forbindelse med bestillingen innhenter vi også betalingsopplysninger for den hovedreisende.
 
Hvis bestillingen omfatter barn, samler vi inn de samme opplysningene som ovenfor om barnet.
 
Hvis du gjør en bestilling som omfatter flere personer bør du forsikre deg om at alle berørte personer kjenner til våre retningslinjer for personopplysninger, og tillater at du gir deres personopplysninger til oss.
 
Når du reiser med oss, innhenter vi også opplysninger om reisen. Dette kan være, i tillegg til opplysningene ovenfor, bestillingsnummer, reisemål, reiselengde og hvilke andre tjenester du valgte å benytte deg av på reisen.
 
Opplysninger som innhentes ved personlig kontakt
Vi innhenter personopplysninger fra deg når du kontakter oss via kundeservice, på e-post, telefon, eller på andre måter. Først og fremst innhenter vi de personopplysningene som kreves for å kunne besvare spørsmålene dine eller håndtere henvendelsen din. Det dreier seg om navn og bestillingsnummer. Avhengig av hvordan du velger å kontakte oss, kan vi også innhente kontaktinformasjon som e-postadresse eller telefonnummer.
 
Ved personlig kontakt innhenter vi også andre personopplysninger som du selv velger å oppgi. Dette kan være opplysninger om allergier eller helsetilstand, eller andre opplysninger om deg eller andre personer i reisefølget eller bestillingen.
 
Opptak av telefonsamtaler
Når du tar kontakt med oss på telefon, tar vi opptak av samtalen. Dette gjør vi for å kunne dokumentere hva som blir sagt. Samtalen kan også bli brukt til intern utvikling og opplæring. Samtalen lagres i 200 dager. Du kan reservere deg mot opptak. Du har også rett til å be om at et opptak slettes.
 
Opplysninger som innhentes via Min Side
Hvis du lager en brukerprofil på Min Side på ving.no, innhenter vi e-postadressen din for å opprette en innlogging til deg. VI henter også informasjon om brukernavnet ditt. På Min Side kan du senere velge å legge inn opplysninger som navn, fødselsdato, alder, kjønn og adresse samt annen kontaktinformasjon.
Når du bestiller en reise hos oss, opprettes en brukeridentitet for deg på Min Side, dersom du ikke allerede har en. Brukeridentiteten omfatter i dette tilfellet de samme personopplysningene som du oppgir på bestillingen.
 
Opplysninger som innhentes når du abonnerer på reisetips, tilbud og reiseinspirasjon på e-post
Velger du å abonnere på nyhetsbrevet vårt, får vi navnet ditt og e-postadressen din. Hvis du velger å gi oss det, får vi også informasjon om postnummer og hjemland.
 
Opplysninger som innhentes når du gir tilbakemelding på nettsidene våre
Hvis du gir oss tilbakemelding via vår feedbackfunksjon på ving.no, har du mulighet til å skrive en fritekst. Vi vil samle inn eventuelle personopplysninger du legger inn her.
 
Opplysninger som samles inn ved bruk av våre digitale tjenester
Når du er inne på våre nettsider, på Vings app eller benytter en annen av våre digitale tjenester, innhenter vi informasjon om hvordan du bruker tjenesten. Deler av informasjonen kan være personopplysninger, som f. eks. IP-nummeret ditt, bestillingsnummer eller brukernavn på Min Side. Vi henter også informasjon om søkene dine, for å se brukermønsteret ditt og hvilke reiseprodukter du er interessert i. Hvis du logger deg inn på Min Side eller legger igjen opplysninger som kan identifisere deg, kobler vi sammen denne informasjonene med de andre opplysningene vi har om deg.
 
Opplysninger som innhentes fra andre enn deg
Ved bestilling og i kontakt med oss i ulike sammenhenger hender det at en person oppgir personopplysningene om én eller flere andre personer i et reisefølge. Vi forutsetter at den som legger inn opplysningene har samtykke fra samtlige medreisende til å oppgi slik informasjon. Hvis det ikke er du selv, men noen andre, som har opprettet en bestilling som omfatter deg, innhenter vi personopplysningene dine fra den personen. Det samme gjelder hvis noen andre har kontaktet oss på vegne av deg.
 
For å sikre at vi har oppdaterte og korrekte personopplysninger om deg, innhenter vi opplysninger fra private og offentlige registre. Dette gjelder blant annet adresse og personnummer.
Mindre informasjon

Håndtering og lagring av personopplysninger

Vings rettslige grunnlag for å behandle personopplysningene dine
Ving behandler personopplysningene dine på lovlig vis. Mer informasjon Personopplysninger kan behandles for å fullføre reiseavtalen i henhold til ditt samtykke, eller med den begrunnelse at opplysningen er nødvendig for å oppfylle andre rettslige forpliktelser. Det innebærer at selv om du tilbakekaller samtykket ditt og begrunnelsen som samtykket bygger på opphører, kan vi fortsatt lagre personopplysningene dine til andre formål. Vi behandler først og fremst opplysningene dine for å oppfylle vår del av en avtale du har del i, for eksempel reisevilkårene, eller basert på en legitim interesse, for eksempel for markedsføringsformål.Mindre informasjon

Administrering av reisen
For å kunne levere reisetjenestene du bestiller av oss, bruker vi personopplysningene dine til ulike formål. Mer informasjon Opplysningene brukes til å utstede billetter og reisedokumenter, å reserverer hotellrom og til å betale for tjenester du har bestilt. Har du bestilt tilleggstjenester som leiebil, taxfree, utflukter eller liknende, bruker vi opplysningene på tilsvarende måte for å kunne levere disse tjenestene.
Administrering av reisen innebærer også bruk av opplysninger til bokføring, avregning og revisjon, kreditt eller annen verifisering av betalingskort, immigrasjon og tollkontroll.
Mindre informasjon

Gavekort
Hvis du kjøper gavekort eller mottar et gavekort i ditt navn, håndterer vi dine personopplysninger for å utstede og administrere gavekortet. Mer informasjon Vi bruker mottakerens e-postadresse eller mobilnummer for å sende ut digitale gavekort og kjøperens e-postadresse for å sende en kopi av bekreftelsen. Vi bruker ditt navn, adresse og telefonnummer for å kunne utstede og levere fysiske gavekort. Vi håndterer betalingsinformasjonen din for å kunne gjennomføre betalingen.
 
Kjøper du gavekort gjennom et firma, bruker vi de personopplysningene du oppgir om bestiller, mottaker samt fakturaadresse for å kunne utstede gavekort og faktura.
 
Velger du å skrive personopplysninger i kommentarfeltet, samler vi inn disse.
Mindre informasjon

Min Side
Enten du bestiller en reise, abonnerer på vårt nyhetsbrev, oppretter restplass- eller hotellvarsel eller lager deg en profil på ving.no, oppretter vi en brukeridentitet for deg på det vi kaller «Min Side». Mer informasjon Brukeridentiteten kobles til kundedatabasen vår. Du kan selv logge deg inn på Min Side på ving.no og gjøre endringer på opplysninger, varsler og deler av bestillingen din.
Når du er innlogget på Min Side, knytter vi dataene vi samler om deg og din aktivitet på nettsidene våre til brukeridentiteten din for å gi deg en best mulig brukeropplevelse og tilbud som passer for deg.
Mindre informasjon

Kundeservice og reklamasjon
Vi bruker personopplysningene dine til å gi deg best mulig service når du kontakter oss med spørsmål, synspunkter eller reklamasjoner. Mer informasjon Vi har en felles nordisk kundeservicefunksjon for Spies AS, Ving Sverige AB, Ving Norge AS og Tjæreborg AB, som administreres via kundeservicesystemet OneView. Alle personopplysninger som behandles i OneView deles av Spies, Ving og Tjæreborg. Det omfatter bestillingsinformasjon, kundens navn, fødselsdato, kjønn og kontaktopplysninger, kundekommunikasjon, informasjon om avvik (hotellbytte, endring av flytider), forsinkelser på reisen, informasjon om hotell, om utbetalinger av ev. kompensasjon, informasjon om kunden ønsker taxfree-katalog, om kunden ønsker profilering og/eller markedsføring samt opplysninger om behov for assistanse ved spesielle behov/funksjonshemning (HCP).
 
Vi deler også personopplysningene i OneView med flyselskapet vårt, Thomas Cook Airlines A/S (TCAS). Det dreier seg om bestillingsinformasjon, kundens navn, kjønn, fødselsdato og kontaktinformasjon, informasjon om hotell, forsinkelser på reisen, opplysninger om utbetalinger foretatt av Spies/Ving/Tjæreborg ihht. Pakkereiseloven, ønsker om spesialmat, informasjon om kunden ønsker taxfree-katalog, om kunden ønsker profilering og/eller å motta markedsføring samt opplysninger om behov for særskilt assistanse. Vårt flyselskap TCAS kan også se alle reklamasjoner i OneView.
 
Det er innført strenge autorisasjonsregler for tilgang til OneView, noe som sikrer at det kun er et begrenset antall ansatte som håndterer kundeservicesaker som får tilgang til personopplysningene. Ekstra sensitive saker behandles konfidensielt av en enda mindre gruppe ansatte.
 
Ved behov deles personopplysningene også med vår felles interne juristfunksjon for norden i TCNE.
 
Formålet med å behandle personopplysninger og dele informasjon innad i konsernet, som beskrevet ovenfor, er å sikre en rask og effektiv kundeservice og korrekt behandling av alle saker i de nordiske landene. Vi begrunner delingen med at vi har en berettiget interesse av å sikre korrekt og enhetlig bruk av våre vilkår og gjeldende lovgivning i alle kundeservicesaker. Vår vurdering er at denne berettigede interessen veier tyngre enn hensynet til kundens integritet og ulempen det medfører for kunden at vi overfører opplysninger, og at kundens grunnleggende behov, rettigheter og friheter ikke krenkes.
 
Vi behandler også personopplysningene dine i den hensikt å forebygge, undersøke eller rapportere tilfeller av bedrageri eller sikkerhetsbrudd samt for å samarbeide med politimyndighetene.
Mindre informasjon

Utsendelse av informasjon
Når du har bestilt en reise med oss, bruker vi personopplysningene dine til å sende deg bestillingsbekreftelse, viktig informasjon om reisen samt ulike tilbud i forbindelse med reisen. Mer informasjon Slik utsendelse skjer til den e-postadressen du oppgir ved bestilling.
 
Når du har kommet hjem sender vi deg et brev for å ønske deg velkommen hjem og et spørreskjema der vi ber deg svare på noen spørsmål om reisen, slik at vi kan tilby enda bedre tjenester i fremtiden. Om nødvendig vil vi kontakte deg for å følge opp kommentarer eller spørsmål du har skrevet i spørreskjemaet. Vi sender deg dette på den e-postadressen du har oppgitt i bestillingen.
 
Vi vil gi deg informasjon om eventuelle endringer eller andre viktige beskjeder vedrørende reisen pr. e-post, brev, sms eller telefon, avhengig av viktigheten av informasjonen og hvilke kontaktopplysninger vi har om deg.
 
Betalingspåminnelser sendes pr. e-post og sms.
Mindre informasjon

Markedsføring og personifisering
Ving kan benytte kundeinformasjon til markedsføringsformål innen Vings nordiske konsern og våre samarbeidspartnere, for å kontakte deg pr. post, e-post og sms, i forbindelse med spesifikke reiser. Mer informasjon Det dreiser seg om Thomas Cook Airlines Scandinavia og Inflight Service Europe AB, som håndterer taxfree-salg for følgende flyselskaper: Jettime, Primera Air, SAS Charter, Malmö Aviation, Norwegian og Novair.
 
Har du takket ja til å motta nyhetsbrev fra oss, bruker vi personopplysningene dine; e-postadressen, reisehistorikken, brukermønsteret og preferansene dine, til å sende deg e-poster med reisetips, tilbud og reiseinspirasjon tilpasset akkurat deg. På denne måten kan vi gi deg den informasjonen og de tilbudene du har størst glede og nytte av.
På nettstedene våre bruker vi informasjonen vi har om brukerne våre til såkalt personifisering. Det innebærer at vi bruker den informasjonen vi har om deg, og hvordan du bruker våre tjenester, til å påvirke innholdet på nettsiden når nettopp du besøker den. Tilpassingen kan for eksempel gå ut på at vi lagrer og viser deg informasjon om reisemål du tidligere har søkt på, på det språket du foretrekker, samt at vi presenterer annonser og tilbud som vi mener samsvarer med dine behov og reiseønsker.
 
Vi bruker dine personopplysninger til å skape en såkalt Facebook Custom Audience. Det er i så fall e-postadressen din og telefonnummeret ditt. Hvis du bruker Facebook eller Instagram og har samme e-postadresse eller telefonnummer registrert der, kan vi sende målrettet markedsføring til deg på plattformen eller på annen måte bruke personifisering for å markedsføre oss overfor til deg på sosiale medier.
Vi benytter oss også av personifisering i vår digitale kommunikasjon og annonsering på andre nettsteder enn ving.no.
I noen tilfeller deler vi informasjon med våre samarbeidspartnere for at de skal hjelpe oss med å tilpasse tilbud og annonser til deg. Vi inngår avtaler for å sikre at de aktuelle samarbeidspartnerne behandler opplysningene i henhold til gjeldende personvernforordning.
 
Vi bruker informasjonskapsler til analyse av brukermønster og persontilpasning. Du kan lese våre retningslinjer for informasjonskapsler.
Mindre informasjon

Utvikling av tjenester og service
Vi bruker opplysningene vi samler inn om kundene våre til å utvikle og forbedre produktene og tjenestene våre. Mer informasjon Dette gjelder til dels våre digitale tjenester, hvor vi analyserer brukeratferd for å utvikle måten vi presenterer informasjon, tilbud og funksjoner på. Det gjelder også for utvikling av produkter etter kundens ønsker og atferd, og til blant annet å rette opp sikkerhetsbrudd og styrke sikkerheten.
 
I hovedsak bruker vi anonyme eller anonymiserte opplysninger på aggregert nivå til denne typen analyser. Det kan likevel forekomme at vi også bruker personopplysninger vi har samlet inn, hvis de er relevante.
Mindre informasjon

Lover og regler
Det kan også hende at vi behandler personopplysningene dine for å oppfylle lovpålagte krav og bestemmelser, for eksempel knyttet til sikkerhet og regnskap.

Lagringstider
Ving følger god skikk i reisebransjen. Mer informasjon Vi lagrer personopplysningene dine så lenge som det kreves for formålet med behandlingen.
 
Vi lagrer alle innsamlede personopplysninger i kundedatabasen vår. I kundedatabasen lagres personopplysninger og reisehistorikk i tre (3) år dersom du ikke har samtykket til at vi lagrer opplysningene dine lengre. Hvis du spesifikt samtykker til det, lagrer vi personopplysningene dine i opptil 10 år.
 
Hvis du reklamerer innen to år fra den siste reisen du hadde med oss, lagrer vi alle opplysningene dine i ti år.
 
På Min Side lagres de opplysningene du har registrert der så lenge brukerprofilen er aktiv.
 
Abonnerer du på nyhetsbrevet vårt, lagres personopplysningene dine så lenge som du velger å fortsette å motta slike e-poster.
 
Telefonsamtaler som tas opp lagres i 200 dager.
 
En og samme personopplysning kan lagres på flere ulike steder til ulike formål. Det kan hende at uriktige opplysninger fjernet fra ett system, fordi de ikke lenger kreves, fortsatt finnes i et annet system der de lagres etter samtykke eller til et annet formål enn der personopplysningene fortsatt trengs.
Mindre informasjon

Vings tekniske og organisatoriske tiltak for sikker behandling av personopplysninger
Vi gjennomfører fortløpende tiltak for å oppfylle prinsippene om «innebygd databeskyttelse og databeskyttelse som standard». Mer informasjon Vi vurderer fortløpende risiko forbundet med håndtering av personopplysninger, og iverksetter nødvendige sikkerhetstiltak for å redusere slik risiko.
 
Vi har strenge rutiner og tilgangsbegrensninger for å hindre uautorisert adgang til våre informasjonssystemer.
 
Vi gir personalet vårt fortløpende opplæring i databeskyttelse, og samtlige reisearrangører i Thomas Cook-konsernet har et eget ombud for datasikkerhet. Hvis du har direkte spørsmål om hvordan vi jobber med tanke på EUs personvernforordning (GDPR), ta gjerne kontakt med oss på dpo@ving.no.
Mindre informasjon

Utlevering av personopplysninger

Overføring av personopplysninger innad i konsernet
Thomas Cook-konsernets morselskap (Thomas Cook Group plc) har tilgang til personopplysninger som underlag for analyse av kundedata. Mer informasjon Vi bruker denne type informasjon til statistikk- og analyseformål, og utelukkende på sammenstilt og ikke individuelt nivå. I den grad det er nødvendig kan vi også dele andre personopplysninger med andre selskap i konsernet, blant annet for å levere produkter og tjenester du har etterspurt, som for eksempel et spesifikt hotellrom. Du vil få mer informasjon om dette når du benytter deg av eller bestiller et slikt produkt. Hvert av konsernets selskap publiserer egne, fullstendige retningslinjer for personvern som forklarer hvordan de behandler de personopplysningene de innhenter fra deg. Behandlingen skjer basert på en såkalt interesseavveiing, og kun når det respektive selskapet (Ving, Spies eller Tjæreborg) har en berettiget interesse som veier tyngre enn dine interesser eller grunnleggende rettigheter til personopplysningsvern.Mindre informasjon

Microsoft
Vi benytter oss av Microsofts Office-produkter og systemtjenester i vårt interne arbeid. Mer informasjon Det innebærer at personopplysningene dine vil behandles av Microsoft, som vi samarbeider med rundt behandling av personopplysninger. Personopplysningene lagres av Microsoft i en skytjeneste innenfor EU. Personopplysningene kan av Microsoft, ved alvorlige datahendelser, overføres til et tredjeland (et land utenfor EU/EØS). En slik overføring vil bare gjennomføres for å beskytte opplysningene.Mindre informasjon

Avtalepartnere og IT-leverandører
Vi bruker flere ulike IT-tjenester og IT-systemer i virksomheten. Mer informasjon I noen av disse lagres og håndteres det personopplysninger. Vi bestreber oss på å beskytte integriteten og ivareta sikkerheten til opplysningene dine ved slik håndtering. Visse systemer er installert lokalt hos oss, og i slike tilfeller har bare personalet vårt tilgang til opplysningene. I slike tilfeller overføres ingen ting til noen tredjepart. Enkelte systemer kan være skyløsninger eller installasjoner hos en leverandør, noe som innebærer at vi overfører personopplysninger til leverandøren. I slike tilfeller har leverandøren tilgang til personopplysninger, og håndterer opplysningene på oppdrag for oss, i tråd med våre instruksjoner.
 
Interne IT-systemer
Internt håndterer vi personopplysninger i kundedatabasen, i bestillings- og salgssystemer, i kundeservicesystemet, og i et system for håndtering av data og datautbedring. Slike systemer finnes for å kunne levere tjenestene du har bestilt fra oss, og for å kunne håndtere spørsmål og yte kundeservice i forbindelse med levering av slike tjenester. I disse systemene vil samtlige personopplysninger vi samler inn kunne håndteres.
 
Webanalyseselskap
Vi bruker eksterne leverandører for tilpassing og analyse av brukeratferd, brukertilbakemeldinger og utviklingsarbeid på våre nettsteder og mobil-apper. Disse selskapene håndterer personopplysninger på vegne av oss. Disse personopplysningene er hovedsakelig data samlet inn via informasjonskapsler og administreres på anonyme eller pseudonymiserte og aggregerte nivåer. Medlemsnummer og bestillingsnummer kan administreres gjennom informasjonskapsler.
 
Vi bruker eksterne leverandører til persontilpasning og analyse av brukeratferd på nettstedene våre, og til brukertilbakemeldinger. Slike selskaper håndterer personopplysninger på oppdrag fra oss. Opplysningene det dreier seg om er først og fremst alle opplysninger som hentes inn ved bruk av informasjonskapsler, og de håndteres anonymt og på aggregert nivå.
 
Betalingsløsninger og gavekort
Vi benytter oss av eksterne leverandører for å håndtere betalinger og gavekort. Disse leverandørene får tilgang til personopplysninger i form av navn, adresser og betalingsinformasjon. Slik håndtering er nødvendig for at vi skal kunne levere de tjenestene du bestiller fra oss.
 
Kommunikasjonstjenester
Vi benytter oss av eksterne leverandører for å levere informasjon via sms før og under reiser. Disse leverandørene får tilgang til personopplysninger i form av telefonnummer.
 
Vi benytter oss av en ekstern leverandør for å kunne tilby en chattefunksjon på reisemålet. Leverandøren får tilgang til den informasjonen du oppgir i chatten. Når du åpner chattefunksjonen, innebærer det at du godtar leverandørens retningslinjer for personopplysninger.
Vi bruker eksterne leverandører til å administrere visse kontaktskjemaer på våre nettsider, for eksempel skjema for reklamasjon og for å be om et reiseforslag. Vi bruker også en ekstern leverandør til å samle tilbakemelding om våre nettsider. Disse leverandørene vil ha tilgang til personopplysningene du oppgir i respektive skjema.
Mindre informasjon

Tilbydere av reiserelaterte tjenester
For å kunne levere noen av de tjenestene du bestiller av oss, benytter vi oss av underleverandører og avtalepartnere. Mer informasjon Ofte kreves det at vi utleverer personopplysninger til disse, for at de skal kunne tilby tjenestene.
 
Reisebyråer og digitale samarbeidspartnere
Når du bestiller en reise med Ving via et reisebyrå eller et nettsted (digitale partnere) som vi samarbeider med om markedsføring av reisene våre, kan det hende at du selv oppgir personopplysninger til reisebyrået eller nettstedet. For eksempel Ticket. Det er de respektive aktørene som har ansvar for og håndterer disse personopplysningene, i tråd med deres retningslinjer for personopplysninger.
Når en bestilling er gjennomført gjennom et reisebyrå eller en digital partner, sender vi visse personopplysninger til den aktuelle aktøren for å bekrefte at bestillingen er i orden. For digitale partnere handler dette om anonymiserte opplysninger og bestillingsnummer. Aktørene kan ikke identifisere den reisende direkte ved hjelp av disse opplysningene.
Når du bestiller gjennom et reisebyrå, leverer du selv personopplysningene til reisebyrået og samtykker til at reisebyrået behandler disse internt. Reisebyrået kan derfor identifisere deg for eksempel ved bruk av bestillingsnummeret ditt. Vi har ikke noe ansvar for håndtering av personopplysninger som du selv har gitt direkte til et reisebyrå.
 
Hotell
Vi benytter oss av hotell på våre reisemål, både for lengre perioder og for individuelle bestillinger på kundens forespørsel. Hotellene får tilgang til de personopplysningene som kreves for å kunne gjennomføre bestillingen. Dette gjelder opplysninger som navn, fødselsnummer, alder og kjønn for alle reisende i bestillingen, samt adressen og kontaktopplysningene til hovedreisende. Hotell som inngår i Thomas Cook-konsernet får også tilgang til hovedreisendes adresse og kontaktopplysninger.
 
Flyselskap
Vi tilbyr flyreiser både med Thomas Cook-konsernets eget flyselskap, Thomas Cook Airlines, og med andre flyselskap. Flyselskapene får tilgang til personopplysningene til personer som skal reise med de aktuelle flyselskapene. Dette er opplysninger som navn, fødselsnummer, alder og kjønn for alle reisende i bestillingen, samt adressen og kontaktopplysningene til hovedreisende. Overføring av passasjeropplysninger gjøres enten via datasystemene Amadeus eller Paxport, eller direkte til flyselskapet, med passasjerlister, såkalte pax-lister.
 
Vårt eget flyselskap, Thomas Cook Airlines, får også tilgang til personopplysningene dine, slik at de skal kunne sende en taxfree-katalog.
 
Handling-agenter
Avhengig av hvilket flyselskap som brukes og hvilken flyplass reisen går fra, brukes ulike handling-agenter til å utføre reiserelaterte tjenester på flyplassen. Dette kan for eksempel være innsjekking og bagasjehåndtering. I forbindelse med utføring av slike tjenester kan handling-agenten få tilgang til visse personopplysninger som kreves for å kunne utføre tjenestene.
 
Taxfree
Når du reiser med oss kan du forhåndsbestille taxfree-varer enten via Thomas Cook Airlines Airshop eller via det aktuelle flyselskapets samarbeidspartner for levering av taxfree-varer, avhengig av hvilket flyselskap som brukes på reisen. Leverandører av taxfree-varer får tilgang til de personopplysningene som kreves for å kunne håndtere bestillingen. Du kan lese leverandørenes retningslinjer for personopplysninger på hjemmesiden til den aktuelle leverandøren.
 
Vi gir personopplysninger til Thomas Cook Airlines og Inflight Services/Holiday Taxfree for at de skal kunne sende en taxfree-katalog som en service til deg. De opplysninger som gis er kontaktinformasjon, bestillingsnummer og flyinformasjon.
 
Rederier
Vi formidler cruisereiser med en rekke forskjellige rederier. Rederiene har tilgang til personlig informasjon som trengs for å kunne gjøre en bestilling. Det er da informasjon om navn, fødselsdato, alder og kjønn for alle reisende på bestillingen, samt adresse og kontaktinformasjon for hovedreisende. Rederiene samler også ofte inn opplysninger direkte fra reisende på cruiset. Hvert rederi er ansvarlig for håndtering av personopplysninger som du som reisende gir direkte til rederiet.
 
Annet
Hvis du bestiller andre reiserelaterte tjenester via oss, f.eks. dagsutflukter eller aktiviteter, kan de personopplysningene som kreves for å levere den bestilte tjenesten utleveres til den som tilbyr tjenesten. Dette gjelder opplysninger som navn, fødselsnummer, alder og kjønn for alle reisende i bestillingen, samt adressen og kontaktopplysningene til hovedreisende.
Mindre informasjon

Utlevering til tredjeland
Ving arrangerer reiser til hele verden og noen av våre samarbeidspartnere (f.eks. hotell og flyselskap) holder derfor til utenfor EU/EØS-området. Mer informasjon Det betyr at personopplysninger vil kunne overføres til samarbeidspartnere i disse landene, i forbindelse med formålene beskrevet ovenfor. Uansett hvilket land Ving overfører personopplysningene dine til, er Ving forpliktet til å sørge for god sikkerhet for personopplysningene. Dette er noe Ving naturligvis overholder.Mindre informasjon

Dine rettigheter

Nødvendig håndtering av personopplysninger og håndtering på bakgrunn av samtykke
Behandling av personopplysninger som er nødvendig for å kunne oppfylle avtaleforpliktelsene våre overfor deg, eller for etterlevelse av lovpålagte krav, er tillatt uten samtykke. Mer informasjon For at vi skal kunne innhente og behandle personopplysningene dine til andre formål, kreves det imidlertid at du samtykker til slik behandling. Du gir automatisk samtykke til behandling av personopplysningene dine når du bruker tjenestene våre på ving.no, i appen vår, ved kontakt med våre reiserådgivere, et ombud eller et reisebyrå.Mindre informasjon

Tilbakekalling av samtykke
Du kan når som helst velge å tilbakekalle samtykket ditt ved å kontakte oss (se kontaktinformasjon ovenfor). Mer informasjon Hvis du tilbakekaller ditt samtykke, vil vi slette de personopplysningene og avslutte behandlingen som omfattes av samtykket.
 
Personopplysninger kan behandles etter samtykke, hvis opplysningene er nødvendige, eller på grunnlag av andre regler. Det innebærer at selv om du tilbakekaller samtykket ditt og begrunnelsen som samtykket bygger på opphører, kan vi fortsatt lagre personopplysningene dine til andre formål.
Mindre informasjon

Rett til informasjon og rett til kontroll over dine personopplysninger
Du har rett til å få informasjon om hvilke personopplysninger vi har lagret om deg. Mer informasjon Du har rett til å kreve at opplysningene om deg slettes, oppdateres eller endres. Du har også rett til å kreve at behandling av personopplysningene dine begrenses til visse formål og for eksempel ikke brukes til direkte reklame eller såkalt profilering.
 
Fyll ut skjema her for å kreve dine rettigheter i henhold til GDPR
 
Vi benytter oss av en leverandør og et nettverktøy som heter OneTrust i håndteringen av din forespørsel. Selve saken behandles av juridisk avdeling på hovedkontoret vårt i Stockholm. Når du har fylt ut og sendt inn skjemaet vil du motta en e-post med bekreftelse og et sammendrag av forespørselen din. Denne kan du benytte dersom du vil kontakte oss vedrørende saken. Vi svarer deg så raskt vi kan, og senest innen 30 dager.
Mindre informasjon

Hva skjer hvis du ikke vil at vi skal behandle personopplysningene dine?
For å kunne levere de tjenester og produkter du har etterspurt fra oss, er vi nødt til å behandle enkelte personopplysninger. Mer informasjon Hvis du foretar en bestilling online er disse opplysningene merket slik at du tydelig kan se hvilke det er. Hvis du ikke vil gi disse opplysningene eller ber om at vi sletter en av disse opplysningene, vil vi ikke kunne levere tjenesten eller produktet.
 
Hvis du ber om at vi ikke benytter dine personopplysninger til markedsføring eller profilering, vil du ikke kunne motta tilpassede tilbud eller kommunikasjon fra oss, og noen digitale tjenester kan ikke brukes eller fungerer kanskje ikke uten disse personopplysningene.
Mindre informasjon

Informasjonskapsler

På ving.no og våre andre nettsteder bruker vi informasjonskapsler (cookies) til å forbedre brukeropplevelsen, samle inn informasjon til markedsføring, og til å utvikle nettstedene. Informasjonen lagres anonymt. I enkelte tilfeller kan visse personopplysninger håndteres av informasjonskapsler på ving.no. For slik håndtering gjelder i tillegg til våre retningslinjer for personvern også våre retningslinjer for informasjonskapsler.

Hvis du ønsker å klage

Den som mener at en virksomhet bryter personopplysningsloven eller personvernforordningen, kan henvende seg til Datatilsynet. Les mer på Datatilsynets hjemmeside https://www.datatilsynet.no.