Innhenting av personopplysninger

Hver gang du benytter deg av Vings tjenester innhenter vi informasjon til det aktuelle formålet. Personopplysninger kan være en del av denne informasjonen og her forklarer vi hvordan vi innhenter, lagrer og bruker personopplysningene.

Hva er personopplysninger

Personopplysninger er all informasjon som direkte eller indirekte kan knyttes til en fysisk, levende person. Det kan være for eksempel navn, personnummer, adresse, e-postadresse og telefonnummer. Det omfatter også bestillingsnummer, kryptert informasjon og all elektronisk id, som for eksempel IP-nummer, så lenge de kan kobles til en fysisk person.

Opplysninger som innhentes når du kontakter kundeservice

Via e-post

Tar du kontakt med oss via e-post, får vi e-postadressen din, navnet ditt og eventuelt bestillingsnummer samt øvrige personopplysninger som du velger å oppgi i henvendelsen din.

Via chat

Tar du kontakt med oss via chat, får vi e-postadressen din, navnet ditt og eventuelt bestillingsnummer samt øvrige personopplysninger som du velger å oppgi i løpet av samtalen.

På telefon

Vi tar opptak av alle telefonsamtaler som kommer inn til kundeservice, med mindre du spesifikt velger at samtalen ikke skal tas opp. I løpet av samtalen registrerer vi de personopplysningene du velger å gi oss. Vi trenger som regel navnet og bestillingsnummeret ditt for å kunne hjelpe deg.

Hva bruker vi opplysningene til

Når du kontakter kundeservice, ønsker vi å hjelpe deg så godt vi kan. Vi behandler de personopplysningene du gir oss og som er nødvendige for å kunne svare på spørsmålene dine eller løse eventuelle problemer. Vi bruker navnet og bestillingsnummeret ditt til å identifisere deg og reisen du har bestilt. Kontaktinformasjon som e-postadresse og telefonnummer bruker vi for å kontakte deg i forbindelse med spørsmål og andre anledninger. Vi kan også ta i bruk øvrige personopplysninger som vi har innhentet, for å behandle henvendelsen din, avhengig av hva som kreves i det aktuelle tilfellet.

Hvor lenge lagrer vi opplysningene

Ving følger god skikk i reisebransjen. Vi lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for formålet med behandlingen.

Vi lagrer alle innsamlede personopplysninger i vår kundedatabase. I kundedatabasen lagres personopplysninger og reisehistorikk i tre (3) år dersom du ikke har samtykket til at vi kan lagre dem over lengre tid.

Telefonsamtaler som tas opp til opplæringsformål lagres i 200 dager.

Hvem har tilgang til personopplysningene

Vi benytter oss av ulike IT-tjenester og IT-systemer. Flere av disse tjenestene innebærer lagring og håndtering av personopplysninger. Disse behandler vi på en slik måte at din integritet og opplysningenes fortrolighet beskyttes. Noen av datasystemene er installert lokalt hos Ving og personopplysningene er da kun tilgjengelige for vårt personale. I slike tilfeller skjer det ingen overføring til tredjepart. Andre systemer er sky-baserte eller installert på leverandørens server, noe som innebærer at vi overfører personopplysninger til leverandøren. I disse tilfellene opptrer leverandøren som vår representant og behandler personopplysningene på våre vegne og i henhold til våre instrukser.

Internt håndterer vi personopplysninger i vår kundedatabase, i våre booking- og supportsystem, i kundetjenestesystem og i et system for databehandling og dataforbedring. Disse systemene benyttes til å levere tjenester du bestiller fra oss og til kunderelasjonshåndtering (CRM) i forbindelse med de samme tjenestene. Alle personopplysninger vi innhenter kan bli behandlet i disse systemene.

Vi benytter oss av eksterne leverandører til personifisering og brukeradferdsanalyser på våre nettsider og til tilbakemeldinger fra brukerne. Disse selskapene behandler personopplysningene med vår fullmakt og på våre vegne. I all hovedsak dreier det seg om opplysninger vi har fått gjennom informasjonskapsler, og som håndteres anonymt og samlet.

Personifisering og markedsføring

Når du er inne på våre nettsider, på Vings app eller benytter en annen av våre digitale tjenester, innhenter vi informasjon om hvordan du bruker tjenesten. Deler av informasjonen kan være personopplysninger, som f. eks. IP-nummeret ditt. Vi henter også informasjon om søkene dine for å se brukermønsteret ditt og hvilke reiseprodukter du er interessert i. Hvis du logger deg inn på Min Side eller legger igjen opplysninger som kan identifisere deg, kobler vi sammen denne informasjonen med de andre opplysningene vi har om deg.

På nettsidene våre bruker vi den informasjonen som vi har samlet om brukerne våre til såkalt personifisering. Det innebærer at vi bruker den informasjonen vi har fått om deg til å tilpasse innholdet på sidene etter dine behov, basert på dine besøk og tidligere aktivitet på ving.no. Tilpassingen kan for eksempel gå ut på at vi viser deg informasjon om reisemål du tidligere har søkt på, hvilket språk du foretrekker samt at vi viser annonser og tilbud som vi tror samsvarer med dine behov og reiseønsker. Informasjonskapsler brukes også til å analysere brukermønster og persontilpassing. Du kan lese mer om Retningslinjer for informasjonskapsler her.

Du har rett til å påvirke i hvilken grad dine personopplysninger innhentes og brukes

Vi må ha ditt samtykke for å kunne bruke personopplysninger om deg til nyhetsbrev, personifisering og markedsføring. Du kan når som helst velge å tilbakekalle samtykket ditt ved å kontakte oss via kontaktopplysningene nedenfor. Hvis du gjør det, vil vi slette de personopplysningene og avslutte behandlingen som omfattes av samtykket. Du har også rett til å be om at opplysninger om deg slettes, oppdateres eller endres samt rett til dataportabilitet.

Personopplysninger kan i noen tilfeller fortsatt benyttes, hvis opplysningene er nødvendige, eller i henhold til andre regler. Det innebærer at selv om du tilbakekaller samtykket ditt og det opprinnelige formålet som bygger på ditt samtykke avsluttes, kan vi fortsatt lagre personopplysningene dine til andre formål.

Ønsker du å vite hvilke opplysninger vi har om deg, kan du sende en skriftlig anmodning til adressen ovenfor. På forespørsel kan du få utskrift av registreringene, dette er gratis en gang pr. år. OBS! Forespørselen må ha din signatur og må derfor sendes skriftlig pr. post – du kan altså ikke bruke e-post. Brevet merkes «Vings personvernombud – utskrift av personopplysninger»

Personopplysningsansvar

Ving er ansvarlig for håndteringen av personopplysninger på denne og andre nettsider som drives av Ving samt i vår mobil-app. Ving Norge AS inngår i det nordiske reisekonsernet Thomas Cook Northern Europe (TCNE) som igjen er en del av Thomas Cook Group. Ving og TCNE har dermed delt personopplysningsansvar, men hovedkontakten din er Ving.

Personopplysninger som innhentes av Ving behandles også av TCNE til de samme formål.

Kontaktopplysninger

Du kan kontakte oss på info@ving.no eller pr. post til Ving, Postboks 421 Sentrum, 0103 Oslo. Du kan også kontakte oss via «Min side» på ving.no

Retningslinjer for personopplysninger

I Retningslinjer for personopplysninger kan du lese mer om dine rettigheter og hvordan vi behandler personopplysninger.