Retningslinjer om personopplysninger

Dine personopplysninger

Ving Norge AS («Ving») vet hvor viktig det er med integritet for våre kunder og besøkende på nettsidene våre, og målet vårt med disse retningslinjene er å gi deg en tydelig og gjennomsiktig beskrivelse av hvordan vi samler inn, bruker, viser, overfører og lagrer opplysningene dine, slik at du føler deg sikker på at personopplysningene dine er i trygge hender. Ving håndterer alle personopplysninger i tråd med personopplysningsloven og EUs kommende personvernforordning (GDPR).

Ansvarlig for personopplysninger

Ving har ansvaret for personopplysninger der disse behandles på dette og andre nettsteder som drives av Ving og i Vings mobilapp. Ving Norge AS inngår i Thomas Cook-konsernet, og selskapet Thomas Cook Northern Europe AB (TCNE) har det overgripende ansvaret for konsernet, og dermed også Vings virksomhet i Norden. TCNE er det selskapet som har en dominerende innflytelse på de øvrige selskapene i det nordiske konsernet. Ving har i den sammenhengen en berettiget interesse i å overføre personopplysninger til TCNE i forbindelse med administrative formål og analyse av kundenes personopplysninger. Ving og TCNE har dermed et delt personopplysningsansvar. Hovedkontakten din er Ving.

Personopplysninger som samles inn av Ving behandles dermed også av TCNE i forbindelse med formålene nedenfor.

Kontaktopplysninger

Du kan kontakte oss på info@ving.no eller via et vanlig brev som sendes til Ving, Postboks 421 Sentrum, 0103 OSLO. Du kan også kontakte oss via «Min side» på ving.no.

Innsamling av personopplysninger

Hva er en personopplysning?
Personopplysninger er alle former for informasjon som direkte eller indirekte kan henføres til en fysisk, levende person. Dette gjelder for eksempel navn, personnummer, adresse, e-postadresse og telefonnummer. Dette gjelder også bookingnumre og krypterte opplysninger, samt ulike elektroniske identiteter som IP-nummer, dersom de kan knyttes til fysiske personer.

Hvordan vi samler inn personopplysninger, og hvilke opplysninger vi samler inn
Ving samler inn personopplysninger på flere måter, men først og fremst direkte fra brukeren.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med booking og reise

Når du bestiller en reise på ving.no eller fra en agent eller et byrå, samler vi inn personopplysninger om deg for å kunne fullføre bestillingen. Dette er opplysninger som navn, fødselsnummer, alder og kjønn for alle reisende i bestillingen, samt adressen og kontaktopplysningene til hovedreisende. I forbindelse med bestilling samler vi også inn betalingsopplysninger for hovedreisende.

Hvis bestillingen omfatter barn, samler vi inn de samme opplysningene som ovenfor om barnet.

Når du reiser med oss, samler vi også inn opplysninger om reisen. Dette er, i tillegg til opplysningene ovenfor, bookingnummer, reisemål, reiselengde og hvilke andre tjenester du velger å benytte deg av på reisen.

Opplysninger som samles inn ved personlig kontakt
Vi samler inn personopplysninger fra deg når du kontakter oss via kundeservice, på e-post, telefon, eller på andre måter. Først og fremst samler vi inn de personopplysningene som kreves for å kunne besvare spørsmålene dine eller håndtere henvendelsen din. Dette er opplysninger som navn og bookingnummer. Avhengig av hvordan du velger å kontakte oss, kan vi også samle inn kontaktopplysninger som e-postadresse og telefonnummer.

Ved personlig kontakt samler vi også inn andre personopplysninger som du selv velger å oppgi. Dette kan være opplysninger om allergier eller helsetilstand, eller andre opplysninger om deg eller andre personer med på reisen eller i bestillingen.

Opplysninger som samles inn via Mine sider
Hvis du oppretter en brukeridentitet på ving.no (Mine sider), samler vi inn e-postadressen din for å kunne logge på. Vi samler også inn opplysninger om brukernavn. På Mine sider kan du deretter velge å legge inn opplysninger om navn, fødselsdato, alder, kjønn, adresse og andre kontaktopplysninger.

Når du bestiller hos oss, opprettes en brukeridentitet for deg på Mine sider, dersom du ikke allerede har en. Brukeridentiteten omfatter i enkelte tilfeller de samme personopplysningene som du gir oss ved booking.

Opplysninger som samles inn når du abonnerer på vårt nyhetsbrev
Hvis du velger å abonnere på Vings nyhetsbrev, samler vi inn navn og e-postadresse for å kunne sende nyhetsbrevet. Hvis du velger å oppgi det, samler vi også inn opplysninger om postnummer og hjemland.

Opplysninger som samles inn ved bruk av våre digitale tjenester
Når du bruker noen av nettstedene våre, appen vår eller andre av våre digitale tjenester, samler vi inn opplysninger om bruken din av tjenesten. Noen av disse opplysningene kan være personopplysninger, f.eks. IP-nummer. Vi samler også inn opplysninger om hvordan du navigerer i tjenesten, hvilke søk du foretar og hvilke reiseprodukter du er interessert i. Hvis du er innlogget på Mine sider eller legger inn opplysninger som gjør det mulig for oss å identifisere deg, knytter vi opplysninger om brukermønsteret ditt opp mot de andre opplysningene vi har om deg.

Opplysninger som samles inn fra andre enn deg
Ved booking og kontakt med oss i ulike sammenhenger hender det at en person oppgir personopplysningene om én eller flere andre personer til et reisebyrå. Vi forutsetter at den som legger inn opplysningene har samtykke fra samtlige medreisende til å oppgi slik informasjon. Hvis det ikke er du selv, men noen andre, som har opprettet en bestilling som omfatter deg, innhenter vi personopplysningene dine fra den personen. Det samme gjelder hvis noen andre har kontaktet oss på vegne av deg.

For å kunne holde personopplysningene dine oppdatert og korrekte, utfyller og oppdaterer vi personopplysningene dine gjennom datainnhenting fra private og offentlige registre. Dette gjelder blant annet adresse og personnummer.

Håndtering og lagring av personopplysninger

Vings rettslige grunnlag for å behandle personopplysningene dine
Ving behandler personopplysningene dine på lovlig vis. Personopplysninger kan behandles for å fullføre reiseavtalen etter samtykke, eller med den begrunnelse at opplysningen er nødvendig for å oppfylle andre rettslige forpliktelser. Det innebærer at selv om du tilbakekaller samtykket ditt og begrunnelsen som samtykket bygger på opphører, kan vi fortsatt lagre personopplysningene dine til andre formål. Vi behandler først og fremst opplysningene dine for å oppfylle vår del av en avtale du er del i, for eksempel reisevilkårene

Administrasjon av reise
For å kunne levere reisetjenestene du bestiller av oss, bruker vi personopplysningene dine til ulike formål. Opplysningene brukes for å opprette billetter og reisedokumenter, for å bestille hotellopphold, og for betaling av de tjenestene du har bestilt. Hvis du har bestilt tilleggstjenester, f.eks. leiebil, tax-free, dagsutflukter eller lignende, brukes opplysningene på tilsvarende måte for å levere disse tjenestene.

Administrasjon av reisen din inkluderer også bruk av opplysningene dine til bokføring, avregning og revisjon, kreditt eller annen kontroll av betalingskort, immigrasjon og tollkontroll.

Kundeservice
Vi bruker personopplysningene dine for å kunne yte deg service når du kontakter oss med spørsmål, synspunkter eller reklamasjoner. Vi bruker navnet og bestillingsnummeret ditt til å identifisere deg og reisen din. Vi bruker kontaktopplysningene dine, som e-postadresse og telefonnummer, til å kunne kontakte deg i forbindelse med spørsmål og henvendelser. Vi kan også komme til å bruke alle de øvrige personopplysningene vi har samlet inn om deg til å håndtere spørsmål eller henvendelser du måtte ha. Slik informasjon lagres i 200 dager.

Utsendelse av informasjon
Når du har bestilt en reise med oss, bruker vi personopplysningene dine til å sende bestillingsbekreftelse, viktig informasjon om reisen, og informasjon om relevante tilbud for reisen. Slik utsendelse skjer til den e-postadressen du oppgir når du bestiller.
Når du er hjemme etter reisen, sender vi deg vår Holiday Survey, der vi ber deg om å svare på spørsmål om reisen, slik at vi kan tilby enda bedre tjenester i fremtiden.

Før og under reisen sender vi deg viktig informasjon via sms, til det mobilnummeret som er oppgitt i forbindelse med bookingen. Dette kan f.eks. være opplysninger om vær, informasjon om flyavganger eller ting som skjer på reisemålet ditt under oppholdet.

Vi sender informasjon om endringer, for eksempel endringer av tidsskjema og endringer av booking. Slik informasjon kan sendes via e-post, brev, sms eller oppgis over telefon, avhengig av endringenes art og hvilke kontaktopplysninger vi har om deg.

Vi sender betalingspåminnelser via e-post og sms.

Markedsføring og persontilpassing
Kundeopplysninger kan brukes av Ving i markedsføringssammenheng, i forbindelse med spesifikke reiser innenfor Vings nordiske konsern og samarbeidspartnere, for å kontakte deg via post, e-post og sms. Dette gjelder Thomas Cook Airlines Scandinavia og Inflight Service Europe AB, som håndterer tax-free-salg for følgende flyselskaper: Jettime, Primera Air, SAS Charter, Malmö Aviation, Norwegian og Novair.

Hvis du abonnerer på nyhetsbrevet vårt, bruker vi personopplysningene dine til å sende deg nyhetsbrevet, og til å tilpasse innholdet i nyhetsbrevet til deg. Slike opplysninger omfatter e-postadresse og informasjon om reisehistorikk, bruksmønster og preferanser. Gjennom å bruke disse opplysningene kan vi gi deg de tilbudene som vi tror du har størst interesse for og nytte av.

På nettstedene våre bruker vi informasjon om brukerne våre blant annet til persontilpasning. Dette innebærer at vi bruker de opplysningene vi har samlet inn om deg og bruken din av tjenestene våre til å bestemme hvordan innholdet på nettstedet ser ut når du besøker oss. Slik tilpasning kan f.eks. bety at vi lagrer og viser opplysninger om reisemål du har søkt på tidligere på nettsidene våre, språkpreferanser, og at vi viser annonser og tilbud som vi tror passer for deg og dine ønsker.

Vi benytter også persontilpasning i kommunikasjon via sosiale medier og nettannonsering på andre nettsteder enn ving.se.
Vi bruker informasjonskapsler for analyse av brukermønster og persontilpasning. Du kan lese våre retningslinjer for informasjonskapsler.

Utvikling av tjenester og service
Vi bruker opplysningene vi samler inn om kundene våre til å utvikle og forbedre produktene og tjenestene våre. Dette gjelder til dels våre digitale tjenester, hvor vi analyserer brukeradferd for å utvikle måten vi presenterer informasjon, tilbud og funksjoner på. Det gjelder også for utvikling av produkter etter kundens ønsker og adferd, og til blant annet å rette opp sikkerhetsbrudd og styrke sikkerheten.

I hovedsak bruker vi anonyme eller anonymiserte opplysninger på aggregert nivå til denne typen analyser. Det kan likevel forekomme at vi også bruker personopplysninger vi har samlet inn, hvis de er relevante.

Lover og regler
Det kan også hende at vi behandler personopplysningene dine for å oppfylle lovpålagte krav og bestemmelser, for eksempel knyttet til sikkerhet og regnskap.

Lagringstider
Ving følger god skikk i reisebransjen. Vi lagrer personopplysningene dine så lenge som det kreves for formålet med behandlingen.

Vi lagrer alle personopplysninger vi samler inn i kundedatabasen vår. I kundedatabasen lagres personopplysninger og reisehistorikk i tre (3) år, om du ikke har samtykket til at vi lagrer opplysningene dine lengre. Hvis du spesifikt samtykker til det, lagrer vi personopplysningene dine i opptil 10 år.

Hvis du reklamerer innen to år fra din siste reise, lagrer vi alle opplysningene dine i ti år.

På Mine sider lagres de opplysningene du har registrert der, så lenge brukeridentiteten er aktiv.

Hvis du abonnerer på nyhetsbrevet vårt, lagres personopplysningene dine så lenge som du velger å fortsette å motta nyhetsbrevet.
Telefonsamtaler som tas opp til opplæringsformål lagres i 200 dager.

Samme personopplysninger kan lagres på flere ulike steder til ulike formål. Det kan hende at uriktige opplysninger fjernet fra ett system, fordi de ikke lenger kreves, fortsatt finnes i et annet system der de lagres etter samtykke eller til et annet formål enn der personopplysningene fortsatt trengs.

Vings tekniske og organisatoriske tiltak for sikker behandling av personopplysninger
Vi beslutter fortløpende å gjennomføre tiltak for å oppfylle prinsippene om «innebygd databeskyttelse og databeskyttelse som standard». Vi vurderer fortløpende risiko forbundet med håndtering av personopplysninger, og iverksetter nødvendige sikkerhetstiltak for å redusere slik risiko.

Vi gir personalet vårt fortløpende utdanning om databeskyttelse, og samtlige reisearrangører i Thomas Cook-konsernet har et eget ombud for datasikkerhet. Hvis du har direkte spørsmål om hvordan vi jobber med tanke på personopplysningsloven eller den kommende personvernforordningen (GDPR), ta gjerne kontakt med oss på dpo@ving.no.

Utlevering av personopplysninger

Microsoft
Vi benytter oss av Microsofts Office-produkter og systemtjenester i vårt interne arbeid. Det innebærer at personopplysningene dine vil behandles av Microsoft, som vi samarbeider med rundt behandling av personopplysninger. Personopplysningene lagres av Microsoft i en skytjeneste innenfor EU. Personopplysningene kan av Microsoft, ved alvorlige datahendelser, overføres til et tredjeland (et land utenfor EU/EØS). En slik overføring vil bare gjennomføres for å beskytte opplysningene.

Avtalepartnere og IT-leverandører
Vi bruker flere ulike IT-tjenester og IT-systemer i virksomheten. I noen av disse lagres og håndteres det personopplysninger. Vi bestreber oss på å beskytte integriteten og ivareta sikkerheten til opplysningene dine ved slik håndtering. Visse systemer er installert lokalt hos oss, og i slike tilfeller har bare personalet vårt tilgang til opplysningene. I slike tilfeller overføres ingen ting til noen tredjepart. Enkelte systemer kan være skyløsninger eller installasjoner hos en leverandør, noe som innebærer at vi overfører personopplysninger til leverandøren. I slike tilfeller har leverandøren tilgang til personopplysninger, og håndterer opplysningene på oppdrag for oss, i tråd med våre instruksjoner.

Interne IT-systemer
Internt håndterer vi personopplysninger i kundedatabasen, i booking- og salgssystemer, i kundeservicesystemet, og i et system for håndtering av data og datautbedring. Slike systemer finnes for å kunne levere tjenestene du har bestilt fra oss, og for å kunne håndtere spørsmål og yte kundeservice i forbindelse med levering av slike tjenester. I disse systemene vil samtlige personopplysninger vi samler inn kunne håndteres.

Webanalyseselskap
Vi bruker eksterne leverandører til persontilpasning og analyse av brukeradferd på nettstedene våre, og til brukertilbakemeldinger. Slike selskaper håndterer personopplysninger på oppdrag fra oss. Opplysningene det dreier seg om er først og fremst alle opplysninger som hentes inn ved bruk av informasjonskapsler, og de håndteres anonymt og på aggregert nivå.

Betalingsløsninger og gavekort
Vi benytter oss av eksterne leverandører for å håndtere betalinger og gavekort. Disse leverandørene får tilgang til personopplysninger i form av navn, adresser og betalingsinformasjon. Slik håndtering er nødvendig for at vi skal kunne levere de tjenestene du bestiller fra oss.

Kommunikasjonstjenester
Vi benytter oss av eksterne leverandører for å levere informasjon via sms før og under reiser. Disse leverandørene får tilgang til personopplysninger i form av telefonnummer.

Vi benytter oss av en ekstern leverandør for å kunne tilby en chattefunksjon ved reisemålet. Leverandøren får tilgang til den informasjonen du oppgir i chatten. Når du åpner chattefunksjonen, innebærer det at du godtar leverandørens retningslinjer om personopplysninger.

Tilbydere av reiserelaterte tjenester
For å kunne levere noen av de tjenestene du bestiller av oss, benytter vi oss av underleverandører og avtalepartnere. Ofte kreves det at vi utleverer personopplysninger til disse, for at de skal kunne tilby tjenestene.

Reisebyråer og digitale samarbeidspartnere
Når du bestiller en reise med Ving via et reisebyrå eller et nettsted (digitale partnere) som vi samarbeider med om markedsføring av reisene våre, kan det hende at du selv oppgir personopplysninger til reisebyrået eller nettstedet. For eksempel Ticket. Det er de respektive aktørene som har ansvar for og håndterer disse personopplysningene, i tråd med deres retningslinjer om personopplysninger.

Når en bestilling er gjennomført gjennom et reisebyrå eller en digital partner, sender vi visse personopplysninger til den aktuelle aktøren for å bekrefte at bestillingen er i orden. For digitale partnere handler dette om anonymiserte opplysninger og bestillingsnummer. Aktørene kan ikke identifisere den reisende direkte ved hjelp av disse opplysningene.

Når du bestiller gjennom et reisebyrå, leverer du selv personopplysningene til reisebyrået og samtykker til at reisebyrået behandler disse internt. Reisebyrået kan derfor identifisere deg for eksempel ved bruk av bookingnummeret ditt. Vi har ikke noe ansvar for håndtering av personopplysninger som du selv har gitt direkte til et reisebyrå.

Hotell
Vi benytter oss av hoteller på våre reisemål, både for lengre perioder og for individuelle bookinger på kundens forespørsel. Hotellene får tilgang til de personopplysningene som kreves for å kunne gjennomføre bestillingen. Dette gjelder opplysninger som navn, fødselsnummer, alder og kjønn for alle reisende i bestillingen, samt adressen og kontaktopplysningene til hovedreisende. Hoteller som inngår i Thomas Cook-konsernet får også tilgang til hovedreisendes adresse og kontaktopplysninger.

Flyselskaper
Vi tilbyr flyreiser både med Thomas Cook-konsernets eget flyselskap, Thomas Cook Airlines, og med andre flyselskap. Flyselskapene får tilgang til personopplysningene til personer som skal reise med de aktuelle flyselskapene. Dette er opplysninger som navn, fødselsnummer, alder og kjønn for alle reisende i bestillingen, samt adressen og kontaktopplysningene til hovedreisende. Overføring av passasjeropplysninger gjøres enten via datasystemene Amadeus eller Paxport, eller direkte til flyselskapet, med passasjerlister, såkalte pax-lister.

Vårt eget flyselskap, Thomas Cook Airlines, får også tilgang til personopplysningene dine, slik at de skal kunne sende en tax-free-katalog.

Handling-agenter
Avhengig av hvilket flyselskap som brukes og hvilken flyplass reisen går fra, brukes ulike handling-agenter til å utføre reiserelaterte tjenester på flyplassen. Dette kan for eksempel være innsjekking og bagasjehåndtering. I forbindelse med utføring av slike tjenester kan handling-agenten få tilgang til visse personopplysninger som kreves for å kunne utføre tjenestene.

Tax-free
Når du reiser med oss kan du forhåndsbestille tax-free-varer enten via Thomas Cook Airlines Airshop eller via det aktuelle flyselskapets samarbeidspartner for levering av tax-free-varer, avhengig av hvilket flyselskap som brukes på reisen. Leverandører av tax-free-varer får tilgang til de personopplysningene som kreves for å kunne håndtere bestillingen. Du kan lese leverandørenes retningslinjer om personopplysninger på hjemmesiden til den aktuelle leverandøren.

Annet
Hvis du bestiller andre reiserelaterte tjenester via oss, f.eks. dagsutflukter eller aktiviteter, kan de personopplysningene som kreves for å levere den bestilte tjenesten utleveres til den som tilbyr tjenesten. Dette gjelder opplysninger som navn, fødselsnummer, alder og kjønn for alle reisende i bestillingen, samt adressen og kontaktopplysningene til hovedreisende.

Utlevering til tredjeland
Ettersom vi arrangerer reiser til hele verden, finnes flere av samarbeidspartnerne våre (f.eks. hoteller og flyselskaper) utenfor EU/EØS-området. Det betyr at personopplysninger vil kunne overføres til samarbeids¬partnere i disse landene, i forbindelse med formålene beskrevet ovenfor. Uansett hvilket land Ving overfører personopplysningene dine til, er Ving forpliktet til å sørge for god sikkerhet for personopplysningene. Dette er noe Ving naturligvis gjør.

Dine rettigheter

Nødvendig håndtering av personopplysninger og håndtering etter samtykke
Behandling av personopplysninger som er nødvendig for å kunne oppfylle avtaleforpliktelsene våre overfor deg, eller for etterlevelse av lovpålagte krav, er tillatt uten samtykke. For at vi skal kunne innhente og håndtere personopplysningene dine til andre formål, kreves det imidlertid at du samtykker til slik behandling. Du gir implisitt samtykke til håndtering av personopplysningene dine når du bruker tjenestene våre på ving.no, i appen vår, ved kontakt med våre reiserådgivere, et ombud eller et reisebyrå.

Tilbakekallelse av samtykke
Du kan når som helst velge å tilbakekalle samtykket ditt ved å kontakte oss via kontaktopplysningene ovenfor. Hvis du tilbakekaller ditt samtykke, vil vi slette de personopplysningene og avslutte behandlingen som omfattes av samtykke.

Personopplysninger kan behandles etter samtykke, hvis opplysningene er nødvendige, eller på grunnlag av andre regler. Det innebærer at selv om du tilbakekaller samtykket ditt og begrunnelsen som samtykket bygger på opphører, kan vi fortsatt lagre personopplysningene dine til andre formål.

Krav om informasjon om hvilke personopplysninger vi har lagret om deg
Hvis du ønsker informasjon om hvilke opplysninger vi har registrert om deg, kan du skriftlig be om dette på adressen ovenfor. Et registerutdrag utleveres på forespørsel og er gratis én gang per år. Hvordan går jeg frem for å be om et registerutdrag?

Du skriver til oss og ber om et registerutdrag fra Ving. OBS! Forespørselen må sendes inn skriftlig, siden den skal inneholde underskrift. Det er altså ikke mulig å be om dette per e-post. Brevet merkes «Personopplysningsutdrag – til Vings personvernombud».

Reglene om innsynsrett finner du i personopplysningsloven 18 §.

Du kan skrive slik:


Personopplysningsutdrag – til Vings personvernombud

Jeg ber om informasjon i henhold til 18 § i personopplysningsloven.

...........................................................................
(Sted og dato)
..........................................................................
(Underskrift)
.........................................................................
(Navn med blokkbokstaver, personnummer og adresse.)

(e-postadresse/telefonnummer)
…………………………………………………………………….


Rett til kontroll over dine personopplysninger
Du har rett til å kreve at opplysningene om deg slettes, utfylles eller rettes. Du har også rett til å kreve at behandling av personopplysningene dine begrenses til visse formål og for eksempel ikke brukes til direkte reklame eller profilering.

Informasjonskapsler
På ving.no og våre andre nettsteder bruker vi informasjonskapsler for å forbedre brukeropplevelsen, for å samle inn informasjon til markedsføring, og for å kunne utvikle nettstedene. Informasjonen lagres anonymt. I enkelte tilfeller kan visse personopplysninger håndteres av informasjonskapsler på ving.no. For slik håndtering gjelder i tillegg til retningslinjene våre om personopplysninger også våre retningslinjer om informasjonskapsler.

Hvis du ønsker å klage
Den som mener at et selskap bryter personopplysningsloven eller annen lov om personlig integritet, kan henvende seg til Datatilsynet. Les mer på Datatilsynets hjemmeside https://www.datatilsynet.no.